Jak skutecznie renegocjować umowy najmu?

Czy podczas renegocjacji można zaoszczędzić? I ile – 10, 20 czy 40%? Czy przy okazji rozmów z obecnym wynajmującym można podnieść standard wynajmowanej powierzchni? Zasada jest prosta – im lepiej przygotujemy się do rozmów z obecnym wynajmującym, tym skuteczniejsze będą nasze działania i lepszy wynik renegocjacji – radzi Joanna Sinkiewicz, Partner, Dyrektor ds. Kluczowych Klientów i Reprezentacji Najemców, Dział Powierzchni Przemysłowych i Logistycznych Cushman & Wakefield.

Na polskim rynku powierzchni magazynowych funkcjonują terminowe umowy najmu. Większość najemców decyduje się na 3- lub 5-letni okres współpracy z właścicielem obiektu. W przypadku obiektów dedykowanych (BTS) jest to najczęściej 7, 10 lub 15 lat. Gdy kończy się okres umowy najemca staje przed dylematem, czy kontynuować współpracę, zmieniać lokalizację, czy może szukać własnego budynku, obiektu dedykowanego etc. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Wszystko zależy od sytuacji konkretnej firmy, jej potrzeb i priorytetów. Jeśli obecny obiekt spełnia wymagania lokalizacyjne i funkcjonalne, większość najemców nie decyduje się na przeprowadzkę, licząc na możliwość wynegocjowania lepszych warunków. Jednak, by negocjacje były skuteczne, trzeba się do nich przygotować i rozpocząć je odpowiednio wcześnie. Każdy przypadek wymaga indywidualnego podejścia. Warto w takiej sytuacji skorzystać z profesjonalnego doradztwa i dokładnie zbadać wszystkie możliwości, które oferuje rynek.

ZADANIE EKSPERTA
Punktem wyjścia do renegocjacji jest szczegółowa analiza sytuacji najemcy. Zaczynamy od umowy najmu i wszelkiej dokumentacji pobocznej w celu zapoznania się z terminami, warunkami rozwiązania umowy oraz postanowieniami dotyczącymi automatycznego przedłużenia najmu lub wcześniejszego wyjścia z umowy. Zdarza się, że najemcy nie dość szczegółowo czytają umowy lub po prostu ich nie pamiętają, co może mieć dla nich poważne konsekwencje finansowe. Równolegle z analizą dokumentacji przeprowadzamy analizę potrzeb i preferencji klienta, biorąc pod uwagę jego sytuację lokalizacyjną, biznesową, plany rozwojowe oraz oczekiwania.

Główne analizowane kwestie :

• formy władania: własność czy wynajem
• lokalizacja pod kątem działalności biznesowej oraz dostępu do rynku pracy
• alternatywne lokalizacje
• parametry techniczne i standard obiektu
• warunki komercyjne
• inne istotne elementy umowy najmu.

Na tej podstawie wspólnie z najemcą oceniamy, w jakim stopniu istniejący budynek spełnia te parametry, a następnie przygotowujemy wstępne scenariusze możliwych rozwiązań.

Kolejnym ważnym etapem jest dogłębna analiza rynku w kontekście potrzeb danego najemcy. Wszystko ma swoje zalety i wady. Doświadczony ekspert pomoże klientowi zdefiniować plusy i minusy różnych rozwiązań.

Zadaniem specjalisty jest również przygotowanie analizy finansowej poszczególnych rozwiązań oraz porównanie ich z aktualnymi kosztami. Szczególnie ważne jest uwzględnienie nie tylko różnicy w poziomie czynszu, ale także kosztów ewentualnej relokacji obejmujących samą przeprowadzkę, nowe inwestycje, zmiany personalne czy przerwę w działalności biznesowej. Warto pamiętać także o nakładach związanych ze zwolnieniem zajmowanej powierzchni. Zwykle najemcy są zobowiązani do przywrócenia jej do stanu pierwotnego, z uwzględnieniem naturalnego zużycia. Zapis ten zwykle jest bardzo różnie interpretowany. Z tego względu niezbędne jest wsparcie eksperta.

Na podstawie analizy preferencji oraz możliwości rynkowych, doradca pomoże najemcy sformułować jego cele biznesowe, ustali preferowane scenariusze oraz przygotuje strategię negocjacyjną do rozmów z aktualnym wynajmującym i pozostałymi oferentami. Po etapie wstępnych negocjacji nastąpi wybór dwóch najkorzystniejszych rozwiązań, a później negocjacje finalne.

CO MOGĄ DAĆ RENEGOCJACJE
Zbliżający się koniec umowy to dla najemcy szansa na ocenę aktualnie stosowanego sposobu magazynowania i jego ewentualną zmianę. Warto rzetelnie się do tego przygotować i wykorzystać wszystkie nadarzające się okazje. Ważne jest zarówno doświadczenie samego najemcy, jak i pomoc eksperta.

Renegocjacje mogą prowadzić do znacznego ograniczenia kosztów magazynowania. Są również dobrą okazją do weryfikacji ilości posiadanej powierzchni i parkingów, sprawdzenia stosowanych rozwiązań technicznych oraz wyjaśnienia tzw. miękkich aspektów współpracy (np. jakości serwisu i obsługi oferowanych w ramach umowy).

Dobrze przeprowadzone renegocjacje pozwalają najemcy wykorzystać możliwości rynkowe i jednocześnie gwarantują ciągłość prowadzonej działalności, stabilność rozwoju firmy w konkretnej lokalizacji. Pozwalają uniknąć przeprowadzki, związanych z nią kosztów i zamieszania organizacyjnego.

Ważna jest współpraca z doradcą, który przedstawi nam różne możliwości i atuty wybranych rozwiązań. Warto pozostać otwartym, gdyż rynek może nas mile zaskoczyć. W wyniku jednych z renegocjacji udało się nam obniżyć czynsz efektywny najemcy o 40%. Natomiast w innym przypadku, klient, który przygotowywał się na przedłużenie kontraktu, po analizie rynku zdecydował się na relokację.

KIEDY RENEGOCJOWAĆ UMOWĘ NAJMU
Przede wszystkim należy zapoznać się ze wszystkimi postanowieniami umowy najmu. Wynajmujący bardzo często zamieszczają zapis o automatycznym przedłużeniu umowy. Aby uniknąć działania pod presją czasu, warto odpowiednio wcześniej (co najmniej 6 miesięcy przed datą, po której następuje automatyczne przedłużenie umowy) sprawdzić wspólnie ze specjalistą ds. najmu, czy istniejący kontrakt jest nadal korzystny w obecnej sytuacji rynkowej. Doradca nie tylko przedstawi aktualną sytuację w regionie oraz tendencje rozwojowe, ale pomoże przygotować się do rozmowy z wynajmującym – zwróci uwagę na tematy, których powinniśmy unikać, oraz trudne pytania, na które warto znać odpowiedź. Należy zaznaczyć, że klienci mają możliwość renegocjowania także obowiązującej umowy. Wszystko zależy od właściwej argumentacji.

Nadal wielu najemców nie korzysta z pomocy doradców, nie zdając sobie sprawy z korzyści, jakie płyną z dobrze przygotowanych i przeprowadzonych renegocjacji. Wiele firm nie podejmuje żadnych działań, aby zmienić swoje umowy albo decyduje się na podjęcie negocjacji samodzielne. Niestety zwykle takie rozmowy są zdecydowanie mniej skuteczne niż te przeprowadzone pod okiem ekspertów.

dostarczył infoWire.pl